¡Vaya lío de contactos!: Gracias, Plaxo.

Antes, bastaba con tener una libreta en casa para guardar todos los teléfonos en un único sitio. Ahora, en la era de Internet, en la era de la comunicación online y de los servicios telemáticos, tener varias libretas de direcciones es habitual. Sólo hay que buscar

en cualquier repositorio online de software con las palabras “libreta de direcciones” o “contacts management“, y aparecen cientos de programas que se encargan de gestionar este tipo de datos. Así, la cantidad de direcciones de email que llegan a unas y a otras cuentas es muy heterogénea, a veces están repetidas, a veces no, a veces son amigos, a veces son compañeros de trabajo, a veces gente que no sabes quién es… A los borregos desordenados a veces nos llega el momento de empezar a ordenar nuestras vidas online, y gracias a Dios, está todo inventado y no hay que hacer las cosas a mano. De eso trata esta entrada.

Tienes una cuenta de correo en hotmail, la más antigua de las que tienes, que mantienes por el messenger y porque hay gente que aún escribe ahí por más que se lo adviertes. Otra en gmail, mucho más ágil y del papá Google, que amistosamente, sigilosamente y por méritos propios se ha colado en nuestras vidas, llegando a ser casi imprescindible en el día a día (y el futuro promete, con su sistema operativo móvil), aunque su gigantismo da miedo, recordando a los monopolios de Micro$oft. Y claro, luego tienes la cuenta del trabajo. Y la del anterior trabajo. Y aquella que hiciste de guarripeich para darla en las webs que necesitan registro, desde donde probablemente manden publicidad y algo de spam. Y la otra que…

Éste es mi deseo: “quiero una herramienta gratuita que me capture todos los contactos de todas las cuentas de correo que utilizo, estén éstos en las libretas de direcciones o no, los agregue, gestione los duplicados y si modifico algún contacto en alguna de esas cuentas en algún momento, que se sincronice todo adecuadamente sin yo hacer nada. Todo ello, con el objetivo de tener un único lugar donde figuren todos mis contactos, ordenados, seguros, sin perder ninguno, y que pueda importarlo, exportarlo y tenerlo disponible donde quiera que vaya y en cualquier momento”. Veamos las alternativas:

1. Solución TAM (Todo A Mano). Consiste en exportar todos los contactos de todas las cuentas de correo, a un formato conocido, por ejemplo, CSV, unificarlos en un único fichero y actualizarlo periódicamente, comprobando cuáles faltan y cuáles están repetidos, todo ello manualmente.

Cosas a favor:

• Dispones de la información en formato estándar.
• Controlas el fichero totalmente y eres responsable de él por completo.

Inconvenientes:

• El formato CSV que exportan hotmail, gmail, yahoo, outlook, etc. es diferente en cada caso, ya que tiene campos diferentes y en diferente orden (basta con hacer una comparación visual). Además, sus columnas están en diferentes idiomas. En estas circunstancias, es necesario manejar cada uno de los ficheros y convertir a mano cada campo en un CSV “estándar” y monolingüe, que contenga todos los contactos homogeneizados (como la leche, jeje), para luego poder importarlo de nuevo o guardarlo hasta la próxima actualización.
• No se controlan los duplicados de forma automática, sino que eres tú el responsable de que alguno esté repetido.

2. Solución TEN (Todo En Uno). Consiste en gestionar todas las cuentas desde un mismo gestor de correo. O lo que es lo mismo, desde tu outlook, thunderbird o similar, leer tus webmail (gmail, hotmail, yahoo…) y todas las cuentas de correo que tienes, independientemente del protocolo que utilicen.

Pros:

• Todo está en un único sitio, incluidos tus contactos, que es lo que interesa en este momento.
• Puedes ir creando tu libreta de direcciones a mano de forma progresiva según examines tus correos “multiorigen”.

Contras:

• Se mezclan ámbitos, lo personal con lo profesional, las cosas serias con las menos serias…
• Hay que añadir a mano cada contacto a la libreta de direcciones.
• El formato que se permite exportar puede dar problemas al importarlo en otros gestores o webmails, por las mismas razones que en la solución TAM.

También se podrían migrar los datos a una única cuenta de correo web. El caso más común es pasar todo a Gmail, a mano, siguiendo las directrices oficiales, con un método particular,  o con Outlook Express como intermediario. Sin embargo, los problemas de formatos vuelven a hacerse notar, obteniendo contactos con direcciones en blanco con frecuencia, tras la importación. Otro ejemplo más puede ser Yahoo, que importa todo tipo de formato perfectamente, pero no guarda todos los campos. Concretamente, no importa las direcciones de correo electrónico si son de tipo EXCHANGE.

3. Solución TO (Todo Online): gestores de contactos online.

• Keepm
  Da una buena impresión por ser sencillo e ir al grano. Sin embargo, no exporta, la impresión que da no es ligera, y se obtiene un hermoso error en la importación.

• Bigcontacts
  Tiene muy buena pinta, pero en la versión gratuita sólo es posible manejar 100 contactos. Es una pena, porque permite importar todo tipo de formatos y desde gran variedad de orígenes web.

• Zexer
  La impresión inicial también es muy buena, sin embargo, la primera en la frente: no permite importar los contactos desde distintos formatos.

• Unik
  Es muy buena alternativa, sin embargo, obliga a avisar a todos tus contactos de que te has dado de alta en Unik! No es necesario llenar de spam a todo el mundo…

4. Descubrimiento: Plaxo es la solución.

Plaxo cubre a la perfección el deseo formulado inicialmente. Lo que nos interesa de él es que es un gestor de contactos online, pero además cuenta con un calendario, notas y muchas más utilidades que habitualmente existen en los gestores de correo, ya sean de escritorio o web. La gracia es que sincroniza todos los datos con todos los puntos que sean necesarios. Si  son creados desde Microsoft Outlook, Outlook Express, Thunderbird o Mac OS X (o móvil), hay que instalarse un pequeño plugin. Si, por otro lado, se trata de puntos de sincronización creados desde Hotmail, Gmail o Yahoo, basta con aportar los datos de acceso a dichos servicios en cada caso. Con esta herramienta, tenemos una libreta de direcciones online, que a su vez está sincronizada con tantos orígenes de correos electrónicos quieras tener.

Bondades:

• Analiza los contactos de tus correos para ayudarte a elaborar una lista de contactos y que ninguno se te escape. Puedes filtrar por el número de veces que has intercambiado correo, entre otros filtros disponibles.
• Importa desde los gestores de escritorio y webmails más comunes.
• Sincroniza con todas las fuentes establecidas automáticamente y de forma instantánea. En el caso de los webmails hay que iniciar el proceso de forma manual, desde el portal web. Para los gestores de escritorio, la actualización es transparente al usuario.
• En la versión de pago, también permite sincronizar los contactos con redes sociales de actualidad como LinkedIn. Además, está abierta a last.fm o youtube en cuanto a la lista de eventos de tus contactos, algo novedoso desde el punto de vista de redes sociales.
• Cuando uno de tus contactos modifica alguno de sus datos de contacto, te llega una notificación, al igual que si se acerca un cumpleaños de alguien o una cita en la agenda.
• Plaxo exporta los datos a múltiples formatos como CSV o VCF. Si no se hiciera, se podría ver como un problema inicialmente, pero como está sincronizado con todos los puntos que se deseen, se podría exportar un fichero desde cualquiera de estos puntos. Además, exportar los datos sería con la finalidad de importarlo en otro lugar, pero esto no es necesario porque la importación la está haciendo Plaxo por tí por detrás en cada actualización, informándote de los errores que pudiera haber.
• Está en múltiples idiomas.

Pegas (siempre debe haber algo que mejorar…):

• Gestiona duplicados de forma sencilla. Para ello se basa en la funcionalidad que tiene Outlook. Para realizarlo a partir de los datos online, hay que adquirir la versión premium, que se llama Plaxo Pulse.
• Es necesario instalarse un plugin. Debido a esto, puede haber problemas de permisos si estamos en el trabajo, por ejemplo.
• No sincroniza con Opera u otros gestores de correo menos comunes.
• Los plugins sólo son para Windows.
• Una mejora posible es compartir tus favoritos, por ejemplo sincronizando también con delicious o con los propios favoritos del navegador del usuario, importando los datos de forma automática al igual que ya hace con los contactos.

Estas pegas no son demasiado graves, y con la versión básica gratuita se cubre de sobra el deseo inicial. Con lo que, os lo recomiendo encarecidamente. Todo sea por promover un poco de orden online entre borregos.

Anuncios